Excelで大きい表を印刷する際に役立つ機能

 

大きな表を印刷するときは、複数枚になる。

その際用紙設定などはできたが、いざ印刷すると自分の思った通りの状態で出てこなかったという経験はないでしょうか?

 

今回ご紹介する機能は、「印刷タイトル」「改ページプレビュー」「改ページの挿入」です。

この機能をマスターすると、印刷して思い通りのものが出てきて、見やすくわかりやすい表が印刷できるでしょう。

また、何枚も印刷して上司から怒られることもなくなります。

 

目次

  1. 印刷タイトルの設定
  2. 改ページプレビューの操作方法
  3. 改ページの挿入方法

 

 

印刷タイトルの設定

 

まずは、下記の図を見て下さい。

これは、印刷プレビューでみた2枚目です。

 

大きい表の印刷設定①

 

上記の図を印刷しても、項目名が印刷されていないので、何のデータかわかりにくいと思います。

 

ここで利用する機能が印刷タイトル

印刷タイトル機能は「タイトル行」「タイトル列」を設定することができ、

設定すると、その行や列はすべてのページに表示されるという機能です。

「ページレイアウト→印刷タイトル」の順でクリックして下さい。

 

大きい表の印刷設定②

 

次に、タイトル行のところにクリックして、常に印刷したい行番号を選択します。

今回は、1行目~4行目を全ページに印刷されるように設定したいと思いますので、1行目~4行目をドラッグして選択して下さい。

大きい表の印刷設定③

 

そうすると、全ページに表示されるようになります。

 

大きい表の印刷設定④

 

列を全ページに印刷したいときは、タイトル列の箇所に設定して下さい。

 

改ページプレビューの操作方法

 

ExcelはWordと違いどこまで印刷されて、どのように印刷されるかというのがわかりにくいソフトです。

改ページプレビューを覚えておくと、印刷の微調整ができ1行1列だけ2枚目に印刷されてしまったということがなくなるでしょう。

また画面も見やすく、どこまで印刷されるかがわかりやすいのも特徴です。

改ページプレビューにする場合は、「表示→改ページプレビュー」をクリックします。

大きい表の印刷設定⑤

 

下記ように青い線で区切られているので、どこまでが1ページなのかすぐにわかります。

 

大きい表の印刷設定⑥

 

現在横はL列を1ページないに収めたいと思います。

その場合は、下記のように青い点線の上で右にドラックして下さい。

 

大きい表の印刷設定⑦

 

 

そうすると、簡単に横を1枚に収めることができます。

 

 

改ページの挿入方法

 

次ご紹介するのは、「改ページの挿入」。

「品目16以降が2枚目に印刷されるようにしたい」など、自分で選択した以降を次のページへ印刷するように設定することができます。

 

今回の表であれば、20行目を選択して下さい。

(表示は改ページプレビューのままがわかりやすいです)

大きい表の印刷設定⑧

 

 

次に「ページレイアウト→改ページ→改ページの挿入」をクリックします。

 

大きい表の印刷設定⑨

 

そうすると、品目16以降が2枚目に印刷されるようになったと思います。

 

まとめ

  • 全ページに表示に印刷されるように印刷タイトル機能を使いましょう
  • 印刷の微調整や状況を見るときは、一度改ページプレビューに変更しましょう
  • 自分で選択した以降を次のページへ印刷するには、改ページの挿入を行います

 

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