Excelで最もよく使うIF関数

IF関数とは

「もし、〇〇だったら××、そうじゃなかったら△△」など条件によって表示させるもの です。

Excelが好きになるかどうかの分かれ道!?

これがわかればExcelを好きになれる・・はず

  1. 条件に該当した場合は、○〇と表示、そうでなければ××と表示
  2. 条件に該当した場合は、〇〇と表示、そうでなければ空白にする
  3. IF関数のここに注意!
  4. IF関数の論理式でありがちなこと

 

1.条件に該当した場合は、○〇と表示、そうでなければ××と表示

以下のように設定したいと思います。

「結果」のセルに、「もし点数が80点以上なら合格、そうでなければ不合格」 と表示

 

 

①さっそく図のように入力しましょう。

IF関数①

② 結果のセルに合格か不合格を表示させたいので、結果の欄の先頭である「D3」セルを選択し、関数の挿入ボタン(fx)をクリックします。

IF関数②

③ 関数挿入ダイアログボックスが出ます。「関数の分類」は「論理」を選び、IFをクリックましょう。

IF関数③

④ 次のようなIF関数の数式パレットが出てきます。 最初の□内の設定と照らし合わせてみましょう。

IF関数④

結果のセルに➡D3
もし➡IF
点数が80点以上なら➡①C3 >=80
合格➡②”合格”
そうでなければ不合格➡③”不合格”

と表示

「以上」や「以下」を表すときには「>」「<」といった記号と、「=」の記号を組み合わせて入力しますが「>=」「<=」のように必ず「=」を必ず後ろに入力します。

①「論理式」:
「○○が××だったら」という条件部分を入力する欄が[論理式]です。
今回の場合、点数(C2 セルの数値)が80点以上だったらとなります。
「C3>=80」と入力します。

②「真の場合」:
[論理式]に入力した条件に当てはまった時に何を表示させるのかを指定します。
今回は、条件(C2>=80)に当てはまれば「合格」と表示したいわけですから「合格」と入力します。

③「偽の場合」:
[論理式]に入力した条件に当てはまらなかった場合に何を表示させるのかを指定します。
今回は、条件(C2>=80)に当てはまらなければ「不合格」と表示したいので「不合格」と入力します。

④OKをクリックします。

ちなみに、[真の場合][偽の場合]に文字を入力すると文字の前後が自動的にダブルクォーテーション「”」で囲まれます。「これは文字ですよ」とExcelが教えてくれています。

⑤ オートフィルを使って数式をコピーしましょう。

IF関数⑤

⑥ 表が完成しました。B3は、82で、論理式に指定した条件(C3>=80)に合っているので結果が「達成」となっています。

IF関数⑥

⑦ では、C3の数値を80より小さい数値にしましょう。
図では50と入力しています。 すると、D3の「合格」が「不合格」と変わりました。論理式に指定した条件に該当しなくなったため、「不合格」となったのですね。

IF関数⑦

 

2.条件に該当した場合は、〇〇と表示、そうでなければ空白にする

では、次に条件に該当した場合は、「達成」、そうでなければ「空白にする」設定にしましょう。

① まずはE2セルに「結果②」と追加しましょう。
その後E3セルを選択し、fx(関数の挿入)をクリックします。「関数の種類」で「論理」を選び、「IF」を選択しましょう。

IF関数⑧

IF関数⑨

OKをクリックします。

なお、「関数の挿入」パレットが出てきたとき、「関数の種類」が「最近使った関数」となっている場合があります。
これは最近使用した関数が表示されているのですね。

今回、IF関数をつかっているので関数名に「IF」が表示されています。これをクリックしてもかまいません。

IF関数⑨-2

③では、論理式を作っていきましょう。

 

IF関数⑩

①「論理式」:
「○○が××だったら」という条件部分を入力する欄が[論理式]です。 今回の場合、点数(C2 セルの数値)が80点以上だったらとなります。 「C3>=80」と入力します。

②「真の場合」: [論理式]に入力した条件に当てはまった時に何を表示させるのかを指定します。 今回は、条件(C2>=80)に当てはまれば「達成」と表示したいわけですから「達成」と入力します。

③「偽の場合」: 「論理式」に入力した条件に当てはまらなかった場合に何を表示させるのかを指定します。 今回は空白にしたいのですね。Excelでは「空欄」をダブルクォーテーション2つで表現します。 空白にしたい場合半角で「” “」と入力します。

④ OKをクリックします。

 

オートフィルを使って数式をコピーしましょう。

IF関数⑪

表が完成しました。

 

IF関数⑮

3.IF関数のここに注意!

IF関数を苦手としている方で一番多いのが論理式の指定に悩むことです。
原因は大きく分けて2つ。

1つ目

論理式は「○○が××だったら」の「○○が」を忘れてしまう。

「D3セルが80以上の場合」
今回の場合は、「D3>=80」と指定しなければいけないのに、「80以上」という言葉だけが残り、または気になり「>=80」という風にしてしまい、「〇〇が」の部分を忘れることが非常に多いのです。

 2つ目

「以上」「より大きい」を間違えて使う。

不等号の記号について
IF関数では条件付けで不等号を用います。
「>」 左辺が右辺より大きい
「>=」 左辺が右辺と等しいか、大きい
「=」 左辺等辺が等しい
「<」 左辺が右辺より小さい
「<=」 左辺が右辺と等しいか小さい

今回の場合

D3>80 (D3セルが80より大きければ)
D3>=80( D3セルが80以上であれば)
D3<80(D3セルが80より小さければ(未満))
D3<=80(D3セルが80以下であれば)

 

=が付くかつかないかで意味が変わるんですね。
なので、どのように論理式を作りたいかで変わってくるのです。

80「以上(>=)」であれば、「80」は含まれます。なので結果は「合格」です 。

IF関数⑬

80「より大きい(>)」場合は、80は含まれません。なので、不合格となります。

IF関数⑭

4.IF関数の論理式でありがちなこと

① では新しく図のように入力しましょう。

IF関数⑮

② 結果には、「もしチェックが〇なら、済、そうでなければ未」と設定します。  D3セルを選択し、fx(関数の挿入)をクリックします。関数の種類を「論理」にし、IFを選択します。OKをクリックします。

IF関数⑯

IF関数⑰

③ 論理式を作成します。今回の条件は『「チェック」が「○」だったら』ですから、論理式は『B2=○』と考えがちです。でもこれだとエラーになってしまいます。

IF文字

#NAME?とは、関数名が違っていたり、文字列なのに「”(ダブルクォーテーション)」を入れてないときに出ます。

つまり、この論理式のエラーは数式内で「文字」を表現するダブルクォーテーションがないことが原因です。

[真の場合][偽の場合]に文字を入力した場合には、式内で「文字」を表現するダブルクォーテーションが自動的に付きますが、論理式には自動的に付かないのです! 「○」という文字の前後に自分でダブルクォーテーションを入力し、OKをクリックします。

IF関数⑱

④ オートフィルを使って数式をコピーしましょう。

IF関数⑲

⑤ 完成しました。

IF関数⑳

まとめ

  • IF関数は、条件判断をする関数です。条件を指定しその条件を満たすかどうかで2つの答えを出します。
  •  IF関数では条件付けの際、不等号を用います。
  •  真の場合とは、条件に一致した場合のことを言います。
  •  偽の場合とは、条件に合わなかった場合のことを言います。
  • 「真の場合」「偽の場合」に、文字を入力すると、自動的に「”(ダブルクォーテーション)」で囲まれますが「論理式」では、文字の前後に自分で入れます。
  •  「空白」を指定したい場合「” “」と二つ並べることで、空白を指定します。

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