エクセルを上手に印刷するための設定

 

エクセルで作成した表や文書を印刷するとき、

1枚印刷する予定がなぜか2枚できた・・・なんてことはありませんか?

1列出ていたり、1行出ていたりすることはよくありますよね。

エクセルはワードと違って文書を作成するという特性ではなく、

表作成・分析が中心になっているので、ワードみたいに簡単にはいかないようになっているから仕方がないと言えば仕方がない。

請求書など見積書を印刷することは多いし、

近年、国・市・企業の文書はほとんど、エクセルで使われている。

だから、ワードで作った方が良いと思った文書でも、Excelを使わないとしょうがないこともしばしばある。

今回は、そんなお悩みの方に用紙の設定方法や、拡大・縮小機能を使った印刷方法をご紹介します。

 

  1. 印刷プレビューで確認方法
  2. 用紙サイズの変更方法
  3. 用紙の向けの変更方法
  4. 余白の変更(規定とユーザー設定)
  5. 拡大/縮小を使った印刷設定
  6. ページ数に合わせての印刷設定
  7. ページ中央にデータを表示する方法(水平・垂直)

 

1.印刷プレビューで確認方法

作ったデータがどのように印刷されるか、確認したいことってありますよね。今回はその方法です。

①以下のように入力し、ファイルタブをクリックします。

 

印刷プレビューで確認①

②バックステージの[印刷]をクリックします。右側に作成したデータがプレビュー表示されます。

 

印刷プレビューで確認②

 

2.用紙サイズの変更方法

Excelは、A4サイズが初期設定です。A4サイズ以外に変更するには、「ページレイアウト」タブから行います。

① ページレイアウトタブをクリックし、ページ設定グループの「サイズ」横にある▼をクリックします。B5(JIS)を選びましょう。

 

用紙のサイズ変更①

②B5サイズになりました。ファイルタブをクリックし、バックステージの[印刷]から印刷プレビューで確認してみましょう。「設定」で「縦方向」の下が「B5(JIS)となっていればOKです。

 

用紙のサイズ変更②

3.用紙の向けの変更方法

Excelの初期設定は印刷の向きが縦になっています。向きを横向きにしてみましょう。

①ページレイアウトタブをクリックします。ページ設定グループにある「印刷の向き」横にある▼をクリックすると、「縦」「横」と出てきますので「横」を選択します。

ここでは向きを縦から横に変更しましたが、もちろんその逆もできます。

 

用紙の向きの変更方法①

②横に印刷の向きが変わりました。サイズの時と同様に、バックステージの[印刷]から印刷プレビューで確認してみましょう。「設定」で「横方向」となっていればOKです。

 

用紙の向けの変更方法②

4.余白の変更(規定とユーザー設定)

今回は大丈夫ですが、A4の縦一枚に 収めるつもりだったけど、少しだけページからはみ出ちゃうときや、ゆったりとさせたい時、余白を変更します。

Excelの初期設定では余白は「標準」となっています。

①余白を広げてみましょう。「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループにある「余白の調整」▼をクリックします。「広い」を選びましょう。

 

余白の変更①

②ファイルタブをクリック、バックステージの[印刷]からプレビューで確認してみましょう。「広い余白」になっていればOKです。

 

余白の変更②

余白の変更は「規定」からできますが、そのほかに「ユーザー設定の余白」から数値を入れて変更することもできます。

③余白の一覧の一番下に「ユーザー設定の余白」がありますので、それをクリックします。

 

余白の変更③

④「ページ設定」ダイアログボックスが出ますので、そこに数値を入れていきます。

規定では上下左右2.5となっています。変更後、OKをクリックし、印刷プレビューで確認しましょう。

上三角ボタン、下三角ボタンをクリックすることで数値が変化します。

 

余白の変更④

 

⑤「最後にユーザーが適用した余白設定」となっていればOKです。これは、最後にユーザーが設定した余白のことです。「余白の調整」をクリックしたときに出る一覧の一番上にも表示されています。

 

余白の変更⑤

5.拡大/縮小を使った印刷設定

1ページからはみ出してしまうサイズのデータを1ページに収める方法や小さいサイズのデータを1ページに拡大して印刷する方法を説明します。

では縮小です。

①まず、下記のようにL列まで追加しましょう。コピー貼り付けを使うと簡単です。

 

拡大・縮小を使った印刷設定①

②ファイルタブをクリックし、バックステージの[印刷]から印刷プレビューで確認すると、2ページにまたがっているのがわかります。

 

拡大・縮小を使った印刷設定②

③列がはみ出ていますので2ページにまたがっているわけです。なので「拡大縮小なし」をクリックし、「すべての列を1ページに印刷」をクリックします。

 

拡大・縮小を使った印刷設定③

④1ページに収まりました。

 

拡大・縮小を使った印刷設定④

さて、次に拡大ですが、拡大は縮小で行った方法が使えません。

①ページレイアウトタブをクリックし、拡大印刷グループの「拡大/縮小」をクリックします。
100%と表示されていますので150%としましょう。

 

拡大・縮小を使った印刷設定⑤

②ファイルタブをクリックしバックステージの[印刷]から印刷プレビュー画面を確認してみましょう。文字のサイズが大きくなり3ページにわたっています。

 

拡大・縮小を使った印刷設定⑥

6.ページ数に合わせての印刷設定

「ページ設定」ダイアログボックスにある「次のページ数に合わせて印刷」の設定です。この設定は、ワークシートを何ページに収めて印刷するか、そのページ数を指定することで、印刷倍率を自動的に調整することができます。

①ファイルタブをクリックしバックステージの[印刷]をクリックします。【設定】の一番下にページ設定があるのでそれをクリックします。

 

ページ数に合わせて印刷①

「ページ設定」ダイアログボックスが表示され、拡大にチェックが付き150%と表示されています。

 

ページ数に合わせて印刷②

②「次のページ数に合わせて印刷」の縦のところに「1」と入れ、OKをクリックします。

縦、横ともに1ページに収まりました。「拡大/縮小」を見ると、73%と縮小されています。

OKをクリックし確定しましょう。

これを100%にすると、2ページにまたがってしまいます。やってみてくださいね。

 

ページ数に合わせて印刷②

ページ数に合わせて印刷④

7.ページ中央にデータを表示する方法(水平・垂直)

今のままでは印刷すると用紙の上部に印刷されます。用紙の真ん中に持ってきましょう。

① 「ページ設定」ダイアログボックスを出し、「余白」タブをクリックします。【ページ中央】の「□水平」「□垂直」にチェックを入れます。OKで確定しましょう。

 

水平・垂直にする①

②用紙の中央に表示されました。

 

水平・垂直にする②

 

 

まとめ

 

  • どのように印刷されるのか確認するには、ファイルタブから印刷プレビュー画面を開きます。
  • 用紙のサイズを変更や、向きを変更するには、「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループから変更します。
  • 余白の設定には「規定」のほか、ユーザーが独自に設定をすることができます。余白の設定も「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループにあります。
  • 拡大/縮小印刷は、「ページ設定」ダイアログボックスで行うことができます。
  • ページからはみ出て2ページになってしまうようなときは、縮小して1ページに収めたり、小さいものは拡大して1ページに収める事ができます。
  • 拡大縮小印刷の上段の「拡大/縮小」で設定する場合は、印刷プレビューで確認しながら必要な倍率に設定します。横(F)を選択するとページ数で設定できます。
  • 印刷するときに、データを用紙の中央にするには「ページ設定」ダイアログボックスの「余白」タブにある「垂直」「水平」にチェックを入れます。

 

 

 

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