作業が1秒に短縮できるExcelの特性

 

今回は、重要なExcelの特性をご紹介します。

Excelはセル番地や中に入っているデータで数式を管理しているのではなく、数式を入れたそのセルから「一つ上のセル」、「一つ左のセル」といった、距離・配置で覚えています。

コピーされる情報も同様です。その特性を「相対複写」と呼びます。

数式や関数を入れた後、その式を色々なところに適用したい場合、一つ一つ入れていくのはすごく手間なので、「相対複写」という特性を使い、コピー貼り付けを使うと作業時間を短縮することができます。

 

  1. 計算式をコピーしてみよう
  2. 計算式コピーの特性(相対複写)
  3. 計算式をコピーしたくない時の対処方法(値の貼り付け)
  4. オートフィルを活用した計算式のコピー
  5. 1秒で終わる計算式のコピー(ダブルクリック)

計算式をコピーしてみよう

セルに入力されている計算式や関数を他のセルに適用する方法です。 図のように入力しましょう。 計算式をコピーしよう①

 

①D7セルをクリックし、「=B3*C3」と入力しましょう。(B3×C3と掛けます)B3セルをクリックし、*を入力、続いてC3セルをクリックでもできます。入力し終えたらEnterキーで確定しましょう。

計算式をコピーしよう②

②計算式を見るには対象のセル(今回はD3)を マウスでクリックしてセルを選択して下さい。数式バーに計算式が表示されています。次にD3をコピーしましょう。

 

計算式をコピーしよう③

③ D4セルを選択し、ホームタブのクリップボードにある貼り付けをクリックします。計算結果が表示されました。

 

計算式をコピーしよう④

計算式をコピーしよう⑤

計算式コピーの特性(相対複写)

 

計算式コピーの特性(相対複写)①

計算結果をコピーしても「計算結果」は貼り付けられません(計算結果が「6」にならない)変化した状態で貼り付けられます。

今回の場合D3セルの計算式をコピーし、D4セルに貼り付けると、貼り付けた先であるD4セルの計算式はB3や、C3ではなく、B4とC4に変化しています。

これは、ExcelがD3セルで計算式を作った時に、D3セルの一つ左のセル(C3)と、2つ左のセル(B3)を掛けたのだなと考えて、その配置を覚えているのです。

「2つ左のセルと1つ左のセルを掛け合わせてくださいね」という考え方が働いているので、数式をコピーした先のD4セルにはやはり2つ左のセル(B4)と1つ左のセル(C4)を掛け合わせる数式が入ったというわけです。

 

① では、上下のセルで計算をしてみます。E3セルに=D3*D4と入力し、Enterで確定しましょう。

計算式コピーの特性(相対複写)②

計算結果が1200と表示されました。図では赤で1200となっていますが、黒でもちろんかまいません。

②では、次にE3  セルを選択、コピーし、E4セルに貼り付けましょう。計算結果が「0」となりました。

 

計算式コピーの特性(相対複写)③

③ 計算式を確認してみましょう。数式バーに表示されているのは「=D4*D5」です。D4セルには200と数値が入っていますが、D5セルには何も入っていません。なので、掛け算の計算結果が「0」となったのですね。

 

このように、計算が足し算でも引き算でも、また上下のセルで計算式を作ってもExcelがその配置を覚えているわけですので、計算結果が自動的に計算されることになります。

 

計算式をコピーしたくない時の対処方法(値の貼り付け)

数式を使用した計算結果を、通常通りコピー & ペーストしようとすると計算の数式が貼り付けられてしまいます。今回は、数式ではなく、この計算結果の、「値」のみを貼りつける方法をご紹介します。

① ではまず今までのやり方でコピー、貼り付けをしてみます。 E3セルを選択、コピーをクリックし、F3セルを選択します。次に貼り付けをクリックしましょう。

 

値の貼り付け①

計算式がコピーされたので、計算結果が「0」となっています。コピー元であるE3セルには数式が入っていました。ただの[貼り付け]では、セル内のデータは、数式なら数式のまま、貼り付けてしまいます。

 

② では次に、E3セルを選択し、コピーをクリック、次にF3セルを選択しましょう。今回はただの「貼り付け」ではなく、「値の貼り付け」を行います。ホームタブのクリップボードにある「貼り付け」▼の「▼」をクリックし、「値の貼り付け」の中の「値」をクリックしましょう。

値の貼り付け②

値の貼り付け③

今回する「値」として貼り付けるということは、セルの中身をそのまま持ってくるのではなく、表面的に見える「計算結果」だけを、ただの数値として持ってきます。

オートフィルを活用した計算式のコピー

まず、新たに入力しましょう。

オートフィル①

① D4セルを選択します。すると右下に「■」が現れます。この「■」にマウスを合わせると、「+」マークが出てきます。

 

オートフィル②

② 「+」にマウスを合わせたまま、左ボタンを押した状態でD7セルまで下ろしましょう。

 

オートフィル③

オートフィル④

オートフィルによって、自動的にD5セルからD7セルまで計算されました。

また、E4セルは「相対複写」(2.計算式コピーの特性(相対複写)③)の時に計算式を入れましたね。

そのため、D5セルに数値が入ったことにより、こちらも自動的に計算されました。数式バーで確認してみましょう。

 

1秒で終わる計算式のコピー(ダブルクリック)

オートフィルを学習しましたが、さらに簡単な一瞬でできる計算式のコピーの方法を学習します。

①E4セルを選択し、右隅の■にマウスを合わせます。そうすると「+」が現れますのでそれをダブルクリックします。

 

ダブルクリック①

② 一瞬でコピーできました。

 

ダブルクリック②

 

まとめ

Excelの数式は、「一つ上のセル」、「一つ左のセル」といった、距離・配置で覚えている。「配置」というのがポイントです。
特性を理解すると、オートフィルやコピーを使い作業時間が格段と早くなります。

 

 

 

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