Excel2013で管理データを並べ替える方法

 

Excelで管理しているデータをもとに、

会議などで使うデータをアイウエオ順や金額の多い順などに並べ替えて使用することはありませんか?

いちいち頭で考えて並べ変えていたりしたら、疲れてしまいますよね…。

 

今回ご紹介するのは、「リスト機能(並べ替え)」です。

 

この機能をマスターすると、ミスもなくなりますし、なによりも時間短縮になります。

実際、私はこの機能を使い、作業が正確にかつ早く出来たので、上司からの評価がUPしました。

 

目次

  1. リストとは?
  2. リストの並べ替え(昇順/降順)
  3. 優先順位のつけかた

 

リストとは?

 

各列に見出し(項目)があり、それぞれの見出しの下に同じデータが並んだ表のことです。

リスト形式の表を作成することにより、Excelのさまざまな機能が使えます。

リスト形式の表を作成する際に、いくつかの注意点があります。

 

  • リストの見出し(項目)は横方向(同じ行)に設定する
  • 各項目のデータの形式を統一させておく
  • リスト範囲を正しく認識させるためにタイトルなどは、1行あけること (表の周りは、1行1列の空白が必要)
  • リスト範囲内に空白行・列がないこと

 

このポイントを押さえないと、これからご紹介するリスト機能の、正しい結果が得られないことがありますので注意して下さい。

 

リスト(並び替え)①

 

 

リストの並べ替え(昇順/降順)

 

まずは、昇順・降順 について整理をしておきましょう。

 

昇順(しょうじゅん)とは

  • 文字 → あいうえお順
  • 数値 → 小さい数が上、大きい数が下
  • 日付 → 古い日付が上、新しい日付が下
  • アルファベット → A~Z

 

降順(こうじゅん)はその逆です。

 

 

リスト(並び替え)②

 

ではリストを使い、金額の少ない順に並べ替えてみましょう

並べ替えたい基準になる項目列のセルを1箇所だけ選択します。

 

リスト(並び替え)③

 

 

【データ】タブ→「昇順」をクリックします。

 

リスト(並び替え)④

 

 

そうすると、金額を基準に、数値の小さい順に並べ替えられました。

また、降順も同じく、【データ】タブ→「降順」をクリックします。

 

リスト(並び替え)⑤

 

 

金額を基準に、数値の大きい順に並べ替えられました。

なお、列全体を選択してしまうと、選択範囲データのみ並べ替えられてしまいます。
データがバラバラになってしまいます
ので気を付けてください。

 

優先順位のつけかた

 

先ほどご紹介した並べ替えにプラス機能です。

例えば、同じ店舗の中では売上金額の多い順にデータを並べ替えたい場合などに使えます。

 

では、並べ替えたい優先順位を確認します。

  • 第1優先 → 店舗
  • 第2優先 → 売上金額

 

まず第2優先である、売上金額列のセルを1箇所だけ選択します。

金額の多い順なので、【データ】タブ→「降順」をクリックします。

 

続いて、最優先したい、店舗列のセルを1箇所だけ選択します。

今回は、あいうえお順にしますので、【データ】タブ→「昇順」をクリックします。

リスト(並び替え)⑥

 

 

そうすると、同じ店舗の中では、売上金額の多い順にデータが並び替えられました。

 

リスト(並び替え)⑦

 

 

まとめ

  •  リストを作成する際は、データ入力時のポイントを押さえましょう
  • 昇順は、1~10、あ~ん、A~Z 降順は、10~1、ん~あ、Z~A 違いを理解しましょう
  • 優先順位の低いものから、並べ替えましょう。

 

 

 

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